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Ventajas y desventajas de la presentación cronológica

Ventajas y desventajas de la presentación cronológica


Presentación cronológica es un método de presentación de documentos que permite mantener todos los documentos asociados con una transacción o relación de negocios. Jefe entre sus beneficios es que el archivo cronológico exhaustivo mantenimiento de registros. Es capaz de contar una historia acerca de la transacción o relación a una persona que no estén familiarizada con los eventos. Sin embargo, presentación cronológica tiene sus desventajas y su hermana método de radicación puede ofrecer un sistema mejor, dependiendo de los documentos se mantienen.

Definición

Presentación cronológica significa organizar documentos, recibos y otros registros con la fecha en el documento o la fecha que el archivo fue creado o modificado. El documento más antiguo se coloca al principio del archivo con todos los documentos posteriores en una manera similar según la fecha y el mes (por ejemplo, el 1 de agosto, 15 de septiembre, 30 de agosto).

Pros

Presentación cronológica es un método excelente para las compras importantes y relaciones importantes para el negocio. Todos relacionados con los documentos se mantienen de la fecha de adquisición o inicio de la relación a día de hoy, que le permite explicar precisamente cómo han ocurrido eventos y personas o entidades se han involucrado. La minuciosidad de la presentación cronológica puede ser especialmente útil en el litigio. Presentación cronológica permite acceder rápidamente a los documentos específicos que necesita sin buscar en el archivo entero lo sabe usted el tiempo en que los documentos fueron creados o modificados.

Contras

Presentación cronológica puede resultar en archivos de grandes tamaño que ocupan una gran cantidad de espacio. También, archivos cronológicos pueden contener papeles sin importancia, tales como formularios de cartas y correspondencia de rutina, que no es necesario presentarse. Ya que se mantienen todos los documentos relativos a un asunto puede ser difícil tirar fácilmente de un documento que usted necesita si usted no sabe la fecha fue creado o modificado. Una forma de mitigar este inconveniente es mantener un índice de todos los documentos en el archivo con una columna lista la fecha del documento y una segunda columna que describe el documento para que usted fácilmente puede localizar un determinado documento. El índice debe actualizarse cada vez que se agrega un nuevo documento en el archivo.

Presentación cronológica inversa

Otro relacionado, pero diverso método de presentación, es la presentación cronológica inversa. Usando este método, el documento más reciente se coloca al principio del archivo con todos los documentos se presentó de manera similar (por ejemplo, 1 de junio, 1 de mayo, 1 de abril). Si utilizar el cronológico o inverso cronológico es una preferencia personal, pero mucha gente prefiere este último para la presentación de artículos tales como pagados tarjeta de crédito o facturas de servicios públicos porque mayores facturas y confirmaciones de pago raramente necesitará acceder.